Registo de hóspedes: o boletim de alojamento

O boletim de alojamento é a comunicação que quem fornece alojamento a título oneroso (hotéis, AL, qualquer estabelecimento que receba hóspedes mediante pagamento) tem de fazer às autoridades sobre a estadia de cidadãos estrangeiros. É uma obrigação de segurança e de controlo de fronteiras: o Estado quer saber quem está alojado no país e onde.

A obrigação é anterior ao Alojamento Local. Tem base legal na Lei n.º 23/2007, de 4 de julho (o regime jurídico de entrada, permanência, saída e afastamento de estrangeiros), nos artigos 15.º e 16.º. Segundo o artigo 16.º, as empresas exploradoras de estabelecimentos hoteleiros, meios complementares de alojamento ou conjuntos turísticos, bem como todos os que facultem alojamento a título oneroso, têm de comunicar a estadia de cidadãos estrangeiros.

A obrigação aplica-se a hóspedes estrangeiros. Os hóspedes de nacionalidade portuguesa não são comunicados por esta via. Segundo a generalidade das fontes, «estrangeiro» inclui os cidadãos da União Europeia e do espaço Schengen, e não só quem vem de fora da Europa. Em caso de dúvida sobre uma nacionalidade concreta, confirme na fonte oficial antes de assumir que está dispensado.

O boletim já não se entrega em papel. Desde a Portaria n.º 287/2007, de 16 de março, existe o SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento), a plataforma eletrónica onde os estabelecimentos submetem os boletins. É o canal oficial e é nele que se inscreve para começar a comunicar.

Para usar o SIBA, o estabelecimento tem de estar registado na plataforma como utilizador. Feito isso, por cada hóspede estrangeiro que recebe, cria e submete um boletim com os dados de identificação previstos (nome, documento, nacionalidade, datas de entrada e de saída, entre outros). O sistema fica com o registo da comunicação.

Na prática, há duas formas de o fazer: manualmente, no portal do SIBA, boletim a boletim; ou de forma automática, ligando o SIBA ao seu sistema de gestão de reservas (PMS / channel manager), que envia os dados sem ter de os escrever outra vez à mão. Para quem tem muitos hóspedes e várias unidades, a via automática poupa tempo e reduz erros, mas a obrigação de comunicar continua a ser sua, seja qual for a ferramenta.

O prazo legal para comunicar é de três dias úteis. Os dias úteis excluem fins de semana e feriados, por isso o prazo real pode ser mais folgado do que três dias de calendário. Mas não conte com isso: comunique cedo.

Muitos titulares não sabem que a lei obriga a comunicar também a saída. Segundo o artigo 16.º, o alojamento do hóspede estrangeiro comunica-se em três dias úteis e, depois de ele sair, a saída comunica-se no mesmo prazo. No SIBA, a data de saída acrescenta-se ao mesmo boletim no dia do check-out.

Um hábito que funciona: comunicar logo no dia do check-in, com os dados que recolheu na reserva. Assim não depende de se lembrar dias depois. Para isso, convém ter os dados do hóspede recolhidos antes da chegada.

Durante anos, o boletim era comunicado ao SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras). O SEF foi extinto em 2023, pelo Decreto-Lei n.º 41/2023, e as suas competências foram redistribuídas. É a parte que gera mais confusão.

As competências administrativas em matéria de estrangeiros e migrações passaram para a AIMA (Agência para a Integração, Migrações e Asilo), e daí vem a expressão «boletim AIMA». Mas o SIBA não passou para a AIMA. Desde a extinção do SEF, a 29 de outubro de 2023, é gerido pela UCFE (Unidade de Coordenação de Fronteiras e Estrangeiros), do Sistema de Segurança Interna (SSI), e é para lá que os boletins são transmitidos. A lei diz que a comunicação é feita à GNR ou à PSP (artigo 16.º da Lei n.º 23/2007).

Para o titular de AL, pouco muda: o sistema continua a ser o SIBA, e a obrigação e o prazo são os mesmos. A passagem do SEF para a UCFE não alterou o prazo nem a forma de comunicar. Como os organismos e os portais podem mudar de nome ou de endereço, confirme sempre o canal atual no portal oficial do SIBA antes de se inscrever.

A falta de comunicação do alojamento é uma contraordenação prevista na Lei n.º 23/2007, punível com coima. Em regra, a coima aplica-se por cada boletim em falta, o que soma depressa num estabelecimento com muitos hóspedes.

Os valores concretos das coimas dependem da norma aplicável, de ser pessoa singular ou coletiva e do grau de culpa, e podem ser atualizados, por isso não indicamos aqui um valor fixo. Segundo as fontes que citam o regime, a ordem de grandeza vai de algumas centenas a milhares de euros por boletim em falta, e é mais elevada para pessoas coletivas. Confirme o enquadramento e os montantes atuais na fonte oficial ou com apoio jurídico.

Há ainda o cruzamento de dados. As autoridades cruzam cada vez mais a informação do SIBA com o RNAL (Registo Nacional de Alojamento Local) e com a faturação reportada à Autoridade Tributária. Um AL ativo, a faturar e sem boletins comunicados é uma incoerência fácil de detetar, e a fiscalização tornou-se mais sistemática.

A melhor forma de nunca falhar um boletim é não depender da memória. Se os dados do hóspede já estiverem recolhidos antes da chegada, a comunicação ao SIBA faz-se depressa e sem a pressão do prazo.

Aqui a reserva direta tem uma vantagem prática. Quando o hóspede reserva no seu próprio site, pode recolher logo os dados de que precisa (nome, nacionalidade, documento, datas) em vez de os andar a pedir por email depois. Os dados ficam organizados e prontos para o boletim.

Nas reservas vindas das OTA (Booking, Airbnb), parte destes dados não chega completa e tem de os pedir ao hóspede mais tarde, com mais trabalho e mais risco de esquecer. O processo recomendado é recolher os dados o mais cedo possível (de preferência na reserva), confirmá-los à chegada e comunicar o boletim no SIBA logo após o check-in, dentro dos 3 dias úteis. Este guia é informativo e não substitui aconselhamento jurídico.