iCal explicado: sincronizar Booking, Airbnb e o seu site sem overbookings

Vender o mesmo alojamento na Booking, no Airbnb e no seu próprio site traz mais reservas. Também traz um risco: dois hóspedes reservarem a mesma data em plataformas diferentes, sem que nenhuma saiba da outra. É o overbooking, que acaba numa chamada desconfortável a explicar a alguém que afinal não há casa.

A forma mais simples e barata de o evitar é o iCal. Existe há muitos anos, é gratuito na maioria das plataformas e funciona bem, desde que conheça os limites.

O que é o iCal, sem jargão

O iCal é um formato padrão de calendário (ficheiros .ics) que quase todas as plataformas de reservas sabem ler e escrever. Cada canal publica um endereço, o link de calendário, com as datas já ocupadas nesse canal.

Cada plataforma partilha o seu calendário com as outras, e cada uma bloqueia as datas que recebe. Quando o Airbnb recebe uma reserva, esse bloqueio passa pelo iCal para a Booking e para o seu site, que marcam essas noites como indisponíveis.

Como funciona a sincronização, passo a passo

Para cada canal há dois movimentos: exportar o seu calendário e importar os dos outros.

1. Em cada plataforma, procure a opção de exportar o calendário e copie o link iCal que ela gera.
2. Em cada uma das outras plataformas, use a opção de importar calendário e cole esses links.
3. Repita até cada canal estar ligado a todos os outros.

Com três canais (Booking, Airbnb e o seu site), cada um importa os outros dois. Quando entra uma reserva num deles, os outros recebem o bloqueio na sincronização seguinte e fecham essas datas.

O detalhe que causa quase todos os overbookings: a frequência

Muita gente não sabe que o iCal não é instantâneo. As plataformas não consultam os calendários em tempo real: fazem-no por intervalos, que podem chegar a algumas horas, conforme a plataforma.

Entre uma reserva entrar num canal e o bloqueio chegar aos outros, há uma janela de risco. Se dois hóspedes reservarem a mesma data em plataformas diferentes dentro dessa janela, o iCal não chega a tempo de evitar a colisão.

Num alojamento com volume moderado, a probabilidade é baixa, mas existe. E costuma acontecer nos períodos de mais procura, quando há poucas datas livres e entram mais reservas ao mesmo tempo.

Limites do iCal que convém conhecer

• Só sincroniza a disponibilidade: bloqueia e desbloqueia datas. Não sincroniza preços, estadias mínimas nem o conteúdo dos anúncios.
• Não é em tempo real. A janela entre sincronizações faz parte do método.
• É sensível a erros de configuração. Basta um link mal copiado ou uma ligação em falta entre dois canais para deixar passar um overbooking.
• Escala mal com muitas propriedades. Com vários alojamentos e vários canais, a quantidade de links iCal torna-se difícil de manter.

Boas práticas para reduzir o risco

Para a maioria dos alojamentos, o iCal é a escolha certa. Se o vai usar:

• Ligue todos os canais entre si, e não apenas ao site. Um canal esquecido deixa a porta aberta a um overbooking.
• Teste a configuração: bloqueie uma data num canal e confirme que aparece bloqueada nos outros depois da sincronização.
• Deixe uma margem de segurança nos períodos de pico. Há quem feche datas à mão nas alturas de mais procura.
• Verifique de vez em quando se os links continuam ativos, porque as plataformas às vezes geram endereços de calendário novos.

Quando o iCal deixa de chegar: o channel manager

Chega um momento em que o iCal já não basta. Os sinais costumam ser claros:

• gere várias propriedades ao mesmo tempo;
• vende em muitos canais;
• tem muitas reservas, e a janela de sincronização passou a ser um risco frequente;
• precisa de sincronizar preços e restrições, e não só a disponibilidade.

Nesse caso, a ferramenta indicada é um channel manager: um sistema central que comunica com cada plataforma em tempo real (ou quase) e mantém a disponibilidade, os preços e as restrições iguais em todo o lado. Tem custo mensal, mas reduz muito a janela de risco do iCal e poupa horas de trabalho manual.

Como regra prática: com um ou dois alojamentos e poucos canais, o iCal bem configurado resolve. A partir daí, o channel manager costuma compensar, em overbookings evitados e em tempo poupado.

E o seu próprio site, onde entra nisto?

O calendário do seu site também pode usar iCal. Se o site lê os calendários da Booking e do Airbnb, mostra ao hóspede as datas que já estão ocupadas, com o mesmo atraso de que falámos. Se também publicar o seu próprio calendário, as plataformas leem-no e fecham as datas das reservas diretas; se não publicar, essas datas fecham-se à mão nas plataformas, logo que aceita a reserva.

O site que fazemos (€29/mês sem custos de entrada, ou €390 pago uma vez e €99 por ano, com IVA incluído e sem comissão nas reservas) já traz um calendário com as datas ocupadas da Booking e do Airbnb, que se atualiza várias vezes ao dia. Quando aceita uma reserva direta, fecha essas datas nas plataformas. Tratamos da parte técnica para que só tenha de se preocupar com os hóspedes. Se o seu alojamento está na Booking, veja primeiro como ficaria o seu site na pré-visualização grátis, ou fale connosco.